Daniel López de Glovo: «Totara nos ha convertido en un referente en el aprendizaje en la compañía»
Equipos y Talento entrevistó a Mario Planas, socio director de Actua Solutions, y Daniel López, LO Global Training manager de Glovo, con motivo del reportaje publicado en el número 180 de la revista de abril 2022.
Si algo caracteriza los procesos de Glovo es la agilidad y la rapidez y eso se traslada también al aprendizaje. En plena pandemia, vieron la necesidad de implementar un nuevo LMS más complejo que les permitiera una mayor personalización y acudieron a su partner Actua Solutions en busca de ayuda. El resultado fue la implantación de Totara, una plataforma de software libre, integrable en cualquiera de los ERP más conocidos, y que puede crecer adaptándose a sus necesidades futuras.
¿Cómo empezó la relación entre ambas empresas?
Mario Planas (M.P.): Empezamos a colaborar a través del software Articulate 360, que es la herramienta de autor que escogió Glovo para diseñar sus contenidos formativos. Adquirieron Vyond, que es la herramienta complementaria que permite hacer escenarios, animación… Tras un par de años de colaboración, volvieron a contactar porque estaban buscando un LMS diferente al que ya tenían.
¿Qué necesitaba Glovo?
Daniel López (D.L.): Nuestro LMS se nos quedaba corto para el ritmo de trabajo y de cambios de procedimientos que tenemos. Por ello, necesitábamos uno que nos permitiera automatizar buena parte del trabajo que hasta ese momento era manual y, también, que nos facilitara la gestión del volumen de agentes que manejamos. Queríamos algo que fuese adaptable a las exigencias del negocio, que pudiese segmentar audiencias, con diferentes contenidos para cada una, automatizar los flujos…
¿Y cuál fue la respuesta de Actua Solutions?
M.P.: Cuando escuchamos su planteamiento y los requerimientos para el nuevo LMS, enseguida hicimos match con todas las posibilidades que ofrecía Totara a nivel de gestión, ya que aportaba todas las funcionalidades que no encontraban en lo que ya tenían. Además, es un software libre, que les permite que la herramienta pueda crecer en el futuro adaptándose a lo que Glovo necesite. Creímos que era el camino más seguro para crear este ecosistema de formación, porque, además, les da libertad para integrarla con otras aplicaciones o sistemas.
Totara es una plataforma que permite ofrecer una solución única a cada cliente, le permite evolucionar tecnológicamente hacia donde quiera ir. Le da la libertad de ser el dueño del producto, tiene control total sobre él, algo que en un entorno cloud no es posible o debe ser el proveedor el que decida realizar esa evolución.
¿Cómo fue la implementación en plena pandemia?
M.P.: Lo más usual es hacer un acompañamiento más largo e intenso; pero Glovo ha sido muy autónomo, han hecho su propio camino con la herramienta, la han hecho suya. La fase inicial fue muy rápida, apenas dos semanas, en plena pandemia, y en menos de dos meses tenían montada la plataforma para varios mercados, en ocho idiomas, totalmente configurada para sustituir a la anterior.
D.L.: Teníamos que responder a unas necesidades muy específicas en un momento muy concreto de la pandemia, lo que nos demandaba mucha rapidez. Fue un proceso muy empírico, algo que solo puedes hacer si tienes un buen equipo, con proactividad y expertise. Porque no solamente era ver cómo establecer los flujos en ese momento, sino teniendo en cuenta cómo podían cambiar a futuro nuestras necesidades y diseñando con esto en mente.
A esa parte del proceso le dedicamos mucho tiempo y creo que es una de las claves que nos ha hecho tener una estructura sólida que nos ha llevado hasta el momento actual, en el que estamos empezando a replantear y rediseñar algunas cosas. Estamos muy orgullosos del esfuerzo y, además, ha sido reconocido como “Mejor Proyecto de Tecnología y Medios” en los galardones que otorga Totara anualmente a clientes y global partners.
¿Cómo es la experiencia aprendizaje de Glovo con Totara?
D.L.: Desde que comenzamos, ha habido transformaciones muy importantes en nuestros trainings. Algunas muy directamente ligadas a Totara, otras menos, pero también provocadas por su utilización. Pasamos de contenidos muy sencillos a otros mucho más complejos e interactivos. Totara nos ha permitido jugar con formatos de material muy diversos que han enriquecido nuestras formaciones. Y esto incide en la experiencia de aprendizaje. Glovo tiene unas exigencias de agilidad tan importantes que no queda tiempo para diseñar la experiencia de aprendizaje para que “quede bonito”, sino que tienes que cumplir unos plazos exigentes y eso es lo principal. Por eso, nuestro reto está en cómo conseguir el objetivo de negocio, aportando mucho contenido, adaptándolo y ofreciéndolo muy rápido a muchísima gente, en combinación con la consecución de una experiencia de aprendizaje que lo posibilite. Porque no queremos aburrir o agobiar a las personas. Y Totara nos permite eso, ofrecer una experiencia de aprendizaje que es sencilla y fácil, con un flujo que conduce a los learner allí donde deben ir de forma natural. El estudiante puede interactuar y participar, lo que genera que sienta la formación como más amigable y cercana.
¿Cómo ha sido el proyecto para Actua Solutions?
M.P.: Para nosotros ha sido un ejemplo de que se pueden hacer proyectos importantes en corto plazo si el equipo del cliente está preparado. Porque, a veces, las barreras no las ponen las learning technologies, sino el grado de madurez de la organización. Nosotros acompañamos al cliente en su curva de aprendizaje de elearning, y varía mucho en función de la experiencia que tengan en este ámbito.
D.L.: Es una cuestión de equipo, de su capacidad y motivación, de proactividad, de tener ganas de explorar y aprender para poder contribuir a ofrecer la mejor experiencia al cliente interno. Cuento con personas con muy buena disposición para explorar y aprender, somos un equipo que colabora muy bien y eso nos ayuda a extraer todo el potencial de una herramienta tan compleja y potente como esta.
¿Está creciendo el proyecto internamente?
D.L.: Sin duda. Comenzamos con un equipo y ahora ya son cuatro los equipos internos a los que estamos ofreciendo learning as a service; básicamente, les creamos su propio proyecto, preparándoles sus flujos de contenidos, de audiencias, haciéndoles todo el proceso de consultoría, para que ellos puedan tener el control de sus procesos de formación, más similares a los que tenemos nosotros. Ellos han venido a nosotros porque les gustaba lo que habíamos puesto en marcha y querían replicarlo en sus áreas, alguna bastante compleja por el target al que se dirige y que nos obligará a trabajar con funcionalidades que no habíamos usado aún, como el mapeo de skills, algo que seguro que acabaremos incorporando también nosotros.
Somos un referente dentro de la empresa y estamos orgullosos de que la gente venga a nosotros para que les ayudemos y apoyemos en sus proyectos de formación.
Llevan ya un tiempo con el proyecto en marcha, ¿cuál es el reto ahora?
D.L.: Estamos en un momento interesante. Estamos repasando lo hecho y vemos que hemos realizado un buen trabajo en ciertas cosas y que debemos reformular otras. Por ejemplo, estamos rediseñando todo el onboarding para doce idiomas, 20 hubs, muchos mercados… es un trabajo inmenso. También queremos darle un repaso a la parte de reporting para automatizarla mejor e integrarla bien con nuestras herramientas internas. La idea es seguir en la misma dirección en la que ya hemos trabajado, pero ir un poco más allá con Totara.
¿Cuáles son las ventajas de una plataforma open source como Totara?
D.L.: Para nosotros, que Totara pudiera ir adaptándose a nuestras necesidades era muy importante. Nuestros volúmenes y ritmos nos marcan unas exigencias muy específicas en el momento en el que se “bajan” los trainings, y Totara nos permite hacer cambios que adecuan el resultado a lo que nosotros queremos. Además, creo que el hecho de que esté basado en Moodle permite que el equipo se prepare para poder trabajar o interactuar con cualquier LMS, manejando todos los conceptos básicos alrededor de este tipo de tecnologías, y eso significa que sirve como upskilling del equipo. Si el LMS es sencillo, puede ser funcional, pero no te aporta este extra de aprendizaje o de poder experimentar y probar y pedir a tu equipo que vaya un poco más allá.
Totara es un software libre, que permite que la herramienta pueda crecer en el futuro adaptándose a lo que Glovo necesite.
Además, Totara puede integrarse con otras plataformas de gestión de personas. ¿Qué supone eso para las organizaciones?
M.P.: Las empresas que maduran y entienden qué quieren conseguir a través del aprendizaje híbrido u online empiezan a encontrarse barreras en sus sistemas corporativos que afectan a todas las áreas de Recursos Humanos, no solo a Learning&Development. Tienen que hacer un trabajo muy importante para averiguar y definir qué quieren, y apoyarse si es necesario en otras áreas de la empresa, o partners, si no tienen experiencia previa en temas de elearning. A veces, incluso el área de IT no tiene un conocimiento adecuado de las plataformas de aprendizaje y acaban implementando un sistema que no encaja en las necesidades reales de la organización. Muchas veces, la plataforma o RP que tienen no cubre sus necesidades de learning y en esos casos es muy fácil integrar un LMS como Totara, que ya está pensada para que la experiencia de formación y los procesos se puedan llevar a cabo de forma fácil y estructurada.
¿Qué recomendaría a empresas que tienen sistemas propietarios de RRHH para mejorar la experiencia de aprendizaje?
M.P.: Este tipo de sistemas pueden mejorar con la integración de plataformas como Totara. Es una plataforma elearning de código abierto que ofrece la libertad para innovar y adaptarse a las necesidades específicas de las organizaciones. Permite ofrecer formación a medida para brindar una experiencia de aprendizaje única. Totara abre su código para integrarse con cualquier sistema de Recursos Humanos y complementarlo, lo que multiplica exponencialmente las posibilidades para las áreas de Aprendizaje.
Tras su experiencia, ¿qué aconsejaría a una compañía que está buscando un LMS?
D.L.: Hay una tendencia histórica en las empresas aún vigente que parte de la idea de que la formación era algo muy sencillo de hacer. Esto lleva a que sus directivos, en general, se pregunten porqué invertir tanto dinero en formación y la consecuencia es que muchas veces se aplican soluciones para salir del paso. En mi opinión, la clave pasa por conocer bien tus necesidades y el uso que se va a hacer de esos procesos de formación. Si tienes unas necesidades muy generales y no es necesario customizar, tienes a tu alcance muchas soluciones en internet y con lo que te ofrezca la plataforma general de gestión de personas de tu empresa puede valerte. Pero si tus necesidades son más complejas, si necesitas trayectos de aprendizaje, conocer por dónde van, por dónde han ido, que vayan a determinar flujos de crecimiento profesional, necesitas una herramienta más completa, como Totara.
Este LMS nos ha permitido jugar con formatos de material muy diversos que han enriquecido nuestras formaciones.
Autor: Sonia Mejuto de Equipos y Talento
