Factores críticos que debes tener en cuenta antes de escoger una plataforma eLearning (LMS)

Buscar y escoger una plataforma eLearning (LMS) puede ser una tarea difícil, especialmente cuando tienes en cuenta todos los factores complejos involucrados en la nueva implementación. Así que, ¿por dónde empezar y qué debemos tener en cuenta antes de incluso pedir presupuesto a un partner?
No es una tarea fácil, por eso aquí os dejamos con algunos puntos claves a tener en consideración antes de empezar vuestro camino con un nuevo LMS.

Primer paso, la gran pregunta.

Pregúntate si estás listo para implementar un LMS

Diversas organizaciones se lanzan a la búsqueda de un LMS antes de siquiera comprobar si tienen los recursos e infraestructura suficientes para acoger esta implementación. Estos problemas, a veces, se traducen en más tiempo, dinero y más trabajo a la hora de instalarlo. Así que, para conocer si estás preparado, hazte estas preguntas:

• ¿Qué queremos conseguir implementando un LMS? ¿Cuál es nuestra estrategia global del LMS?

• ¿Realmente tenemos en cuenta el elevado nivel de requerimientos del sistema que solicita cada grupo de stakeholders?

• ¿Tenemos un presupuesto factible para la implementación?

• ¿Tenemos un calendario realista para aplicarlo?

• ¿Cuál es nuestra estrategia en el desarrollo de contenido formativo?

• ¿Tenemos a un equipo interno capaz de gestionar el LMS a largo plazo?

Antes de seguir adelante con el proceso responde a todas estas cuestiones, antes incluso de mirar un potencial LMS.

Involucra a las partes interesadas

Una vez respondidas estas cuestiones que os planteábamos, el siguiente paso es conocer quién necesita estar involucrado en el proceso de selección y tenerlos en ello desde el primer día. No hay nada peor que empezar el proceso de implantación de un LMS y después darse cuenta que no se ha involucrado a un departamento crítico.

El equipo de marketing normalmente es omitido en el proyecto de implementación de un LMS, no obstante, es importante que también los tengas al corriente y los hagas partícipes desde el inicio. El marketing será tu principal fuente para las guías de estilo de la marca para el diseño del LMS, será capaz de proveer una imagen familiar tanto para tu audiencia externa como la interna y proveer consejos si se da un giro a la marca.

Aunque parezca obvio tener informados a todos los que están al corriente del sistema, también es importante hablar con cada individuo que apenas lo usa, así como a los oponentes más destacados de la implementación del LMS. La perspectiva y las objeciones de este grupo de usuarios te guiarán en los obstáculos de organización que te podrás encontrar durante el curso del proyecto y así ayudarte a encauzarlo y mitigarlo desde el principio.

Ten en cuenta el nivel de habilidad y capacidad de tu equipo de Formación y Desarrollo

A veces, implementar un nuevo LMS es un gran cambio cultural para una organización. Así que pregúntate: ¿Tiene tu equipo las herramientas y la capacidad necesarias para manejarlo?

Tenéis:

• ¿Los recursos adecuados para manejar la solicitud de propuestas y el proceso de adquisición?

• ¿Un plazo realista para la adquisición e implementación?

• ¿Recogidos los requisitos indispensables de cada grupo de stakeholders?

• ¿Un presupuesto realista para su implementación?

• ¿Un equipo de proyecto que incluye: un project manager, especialistas en contenido, soporte de IT, los testers de aceptación del usuario, los administradores del sitio…)

• ¿Un equipo interno capaz de gestionar el LMS a largo plazo?

Ten en cuenta dónde se gastarán tus recursos y recuerda que la adopción de un nuevo LMS va más allá de la adquisición y la implementación.

Prueba tu infraestructura IT (Tecnología de la Información)

Puede que tus alumnos y tú ya estéis preparados para esta nueva tecnología y el método de formación que te puede ofrecer un LMS pero, ¿tu infraestructura IT está lista para el cambio?

Por esta razón, entre otras, tu grupo IT debe de estar involucrado en la implementación del LMS desde el principio. A parte de acoger potencialmente la implementación del LMS también pueden terminar responsabilizándose de dar suporte a los usuarios, al registro de cuestiones técnicas o al apoyo de las integraciones. Por este motivo, asegúrate que dispones del soporte de este grupo para el proyecto del LMS.

Evalúa el número de usuarios actuales y cualquier crecimiento proyectado

A veces, las organizaciones solo consideran sus necesidades actuales cuando tienen que escoger un LMS pero, ¿puede haber planes masivos de crecimiento para el futuro de la empresa, o nuevas adquisiciones y fusiones?
Es importante entender si tu organización cambiará de tamaño en los próximos años.

Una vez hayas encontrado el LMS en el cual estás interesado, pregúntate:

• ¿El tamaño de mi plataforma eLearning será suficiente para mis requerimientos en 3 años? ¿Qué tal en 5?

• ¿Es mi LMS suficiente flexible para satisfacer los cambios de necesidades de mi empresa?

• ¿Mi número de alumnos fluctuará lo suficiente para necesitar un LMS que tenga capacidad para ello?

Entender las necesidades de tus alumnos y de tu empresa es uno de los primeros pasos clave durante tu recorrido con un LMS. Después de todas estas preguntas ya sólo te hará falta encontrar una plataforma eLearning que se adapte a tus necesidades.

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