Sácale provecho a los datos de tu LMS

Con los avances en la tecnología, bien sea a través de dispositivos móviles, redes sociales, tarjetas de supermercados u ordenadores en general; nos guste o no, estamos generando y consumiendo grandes cantidades de datos. Datos que son utilizados o vendidos a terceros para adaptar sus productos y servicios basados en nuestros perfiles de compra y/o de visualización – el sueño de cualquier experto en marketing. Las organizaciones se están beneficiando directamente (o indirectamente) gracias a nuestros datos y nos hemos convertido en el “producto”.

¿De qué datos estamos hablando?

Llevando la discusión de los datos al terreno de Formación y Desarrollo, estamos hablando de los datos del usuario, datos del curso y, sobre todo, los datos de finalización.

Los usuarios están creando datos dentro de tu LMS, pero ¿qué estás haciendo con esos datos? ¿Estás haciendo algo para analizar los datos en tu LMS? Como mínimo deberías estar generando algunos informes de finalización de curso similar a esto: ‘x número de usuarios completó x número de cursos en el último mes «. O, posiblemente, ‘ x número de usuarios no han completado el curso obligatorio x’. Luego, podrías ponerte en contacto con esos empleados y / o su superior, para ver qué está sucediendo.

Indicadores clave de rendimiento (KPI)

Los KPIs se utilizan para medir el éxito (o no) de una organización o de una actividad en concreto que desarrolla. A menudo, el éxito es simplemente el logro repetitivo y periódico de unos niveles de objetivos operativos (por ejemplo, cero defectos, 10/10 de satisfacción del cliente, etc.) y, a veces el éxito se define en términos de hacer progreso hacia los objetivos estratégicos.

En consecuencia, la elección de los KPI correctos se basa en una buena comprensión de lo que es importante para tu empresa. Pero «lo que es importante» a menudo depende del departamento que mide el rendimiento. Por ejemplo, los KPI útiles para el departamento de finanzas serán muy diferentes de los indicadores clave que asigne el departamento comercial. Elige con cuidado y piensa en lo que buscas medir.

Los KPI típicos de las plataformas

Debes establecer en tu organización qué medidas son importantes. Siempre recuerda lo que estás buscando lograr con el análisis de los datos de tu LMS. Además de valorar los datos en el sentido positivo, por ejemplo, cuántos alumnos han accedido al sitio en la última semana / mes / trimestre / año, también ten en cuenta el número de alumnos que no han hecho login al sitio en la última semana / mes / trimestre / año.

Ten cuidado con los cursos populares, si un curso tiene una alta tasa de finalización ¿es porque se trata de un curso obligatorio? Trata de identificar lo que funciona (y lo que no funciona) en el sitio y usa los datos que se generan en el sitio para mejorar el contenido, la interfaz o el sitio en su conjunto. Un mantenimiento continuo significará que el LMS está al día y los alumnos seguirán regresando.

Garbage In, Garbage Out

Entiende tus datos. Antes de empezar a enseñar los informes en la oficina con unas buenas, o no tan buenas, estadísticas, debes analizar bien los datos que se encuentran en tu LMS.

Si no tienes la certeza de los datos que han entrado y qué tan actual es la información que se está generando, entonces ¿cómo puedes tener la confianza de sacar conclusiones basadas en el informes que se generan?

¿Qué se puede hacer con los datos?

Para asegurarte que los datos que se generan en el LMS son de buena calidad debe realizar tareas de mantenimiento regulares. Este mantenimiento debe centrarse en los datos del alumno, así como en el contenido disponible a través de la plataforma.

La calidad de los datos se puede mejorar mediante la aplicación de algunas soluciones rápidas. Por ejemplo, haz que tu plataforma sea más accesible para los empleados mediante la eliminación de recordatorio de contraseñas a través del single sign-on, mejora la calidad de los datos de los usuarios mediante la importación regular de datos al LMS directamente del sistema de recursos humanos, asumiendo que el sistema de recursos humanos está actualizado.

Desde una perspectiva de contenido, ¿cuándo fue la última vez que el catálogo de formación fue revisado? ¿Sigue siendo relevante y actualizado?

Herramientas de informes

Todos los LMS vienen con algún tipo de funcionalidad de informes. Ahora, Totara LMS es capaz de crear informes gráficos y combinarlos con el panel de control definido por el usuario. Estos puede ayudar a los responsables de tomar decisiones, a tener una imagen precisa de lo que está sucediendo dentro de la plataforma.

Algunas organizaciones se benefician de combinar los datos de su LMS con otros datos de la empresa mediante la exportación de la información de su plataforma a un almacén de datos central, donde otras herramientas de reporte analizan los datos.

Otra opción rápida y de bajo coste es la implementación de Google Analytics en tu plataforma. Google Analytics es el servicio de estadísticas web más utilizado y se encuentra actualmente en uso en alrededor del 55% de los 10.000 sitios web más populares. ¿Por qué no ponerlo en práctica en tu LMS? Puede proporcionar información como quién está accediendo a tu sitio, desde dónde están accediendo, (casa, trabajo, móvil) cuándo (durante o fuera de las horas de trabajo «normales»), desde qué dispositivos están siendo utilizados, cuánto tiempo pasan en páginas particulares y más. Google Analytics también te puede proporcionar datos sobre los usuarios, tales como sus características demográficas, de género e incluso los hábitos de gasto. Conviértete en un experto en marketing y utiliza las herramientas que están disponibles para «vender» tu LMS.

¿En qué te ayudan los datos?

Todo sabemos, que los informes precisos y actualizados siempre son útiles. Pero, ¿qué puedes hacer con la información de estos informes? ¿Qué es lo que realmente te están diciendo?

Al igual que mencionábamos al inicio de este artículo sobre lo que hacen los expertos en marketing con esta información, te lo proponemos a ti: estos datos te sirven para saber más sobre el producto: tus empleados o alumnos. Construye una imagen de sus comportamientos y sus gustos y utiliza esta información para alimentar el LMS y también en otros procesos del negocio para enriquecer la experiencia de formación. Esto, a su vez, garantizará un mayor nivel de compromiso dentro del equipo y te ayudará a aprovechar tu LMS para alcanzar las metas de la organización.

5 consejos

• Mantén los datos lo más organizados y limpios posible, asegúrate de que las fuentes de datos son relevantes y que está actualizados.
• Tómate el tiempo para entender los datos, lo que está disponible y cómo puede ser utilizado.
• Procura tener una visión y un objetivo para los datos, ¿puedes ayudar a la empresa a invertir mejor? ¿Puedes ayudar a la organización a entender cuándo la formación está teniendo éxito o no…?
• Piensa en la audiencia, ¿qué contenidos te están pidiendo y cuáles les serán más atractivos?
• Haz que tus datos sean más interesantes, utilizando informes gráficos como una manera de representar y mostrar los datos de un modo más llamativo.

En este momento, ¿tu plataforma te está ayudando a recoger, entender y extraer bien los datos que son generados en ella? Si necesitas asesoramiento para sacarle provecho a tus datos, puedes contactarnos o dejarnos una pregunta o comentario en nuestro grupo de Linkedin Totara LMS (en español). Y si quieres leer más, échale un vistazo a lo que Totara LMS puede hacer por tu proyecto de formación.

Texto original por: Kayleigh Tanner

Traducido y adaptado por: Actua Solutions