Ebook: Manual para una formación con impacto
Las organizaciones están invirtiendo recursos significativos en iniciativas de aprendizaje y desarrollo. Pero, ¿cómo saber si estas inversiones están dando frutos?
Charles River es una corporación estadounidense especializada en una variedad de servicios de laboratorio preclínico y clínico para la industria farmacéutica, dispositivos médicos y biotecnología.
El reto
Formación escalable, consistente y flexible para cumplir con las regulaciones de la industria farmacéutica
En los últimos años, Charles River ha crecido más del doble tanto su negocio, a través de una serie de fusiones y adquisiciones, como su base de clientes. Esto ha provocado que cada vez resulte más difícil satisfacer las necesidades de Formación y Desarrollo de la organización y de sus usuarios con su anterior y rudimentario LMS, las hojas de cálculo manuales y las bases de datos simples.
Con más de 19.000 empleados en 22 países y miles de clientes más en todo el mundo que confían en Charles River para sus necesidades de Formación y Desarrollo, necesitaban una nueva forma de garantizar una aprendizaje consistente y que cumpliera con las fuertes regulaciones de la industria farmacéutica.
Charles River decidió que necesitaba un LMS moderno para todos los aspectos de la formación, lo que incluye el onboarding, el cumplimiento, las habilidades técnicas, la formación en materia de salud y seguridad, el desarrollo profesional y las evaluaciones de los empleados, por lo que era esencial contar con una plataforma sólida. También necesitaban una integración excelente con su sistema de recursos humanos para gestionar el elevado número de altas y bajas de los empleados y los descansos sabáticos apoyados por la empresa.
Además, se introdujo una directriz en la UE que exigía que los empleados de Charles River estuvieran acreditados tan pronto como se integraran a la empresa. Dado que se trataba de un requisito legal, era urgente encontrar una nueva plataforma que permitiera impartir los cursos necesarios.
Nuestra propuesta
Plataforma flexible y de rápida implementación para UE y EEUU
Charles River eligió Actua Solutions como partner elearning y optó por Totara Learn como su nueva plataforma de formación para Charles River Campus. El equipo de Actua Solutions comprendió rápidamente las necesidades urgentes de Charles River y apoyó al equipo con consejos útiles y un plan lógico para el diseño, la implementación y el lanzamiento del LMS. Además, proporcionó formación en Totara Learn y en el software de creación de contenidos de elearning, Storyline.
Aunque este proyecto se originó en España, la solución también sería utilizada por equipos en otros lugares de la UE y los Estados Unidos, que serían usuarios intensivos del sistema. El proceso de implementación original duró unos seis meses, en los que se incluyó la creación de una compleja serie de características y funcionalidades para adaptarse a las necesidades únicas de Charles River.
Blended Learning y planes de aprendizaje personalizados
El Blended Learning es una parte vital de la estrategia de formación de Charles River, por lo que los planes de aprendizaje de Totara Learn se utilizan ampliamente. Esto también ha ayudado a gestionar la transición de la formación presencial a la formación a distancia, impulsada por la pandemia de la COVID-19, lo que permite un enfoque mucho más personalizado del aprendizaje, ya que los empleados trabajan con sus jefes de equipo para crear un programa de formación a medida, según sus necesidades.
Un mejor seguimiento con los informes y vinculando competencias con programas
Una de las principales razones por las que Charles River eligió a Totara Learn fue la capacidad de vincular las competencias con los programas, ayudando así a realizar un seguimiento del desempeño de las personas. También hacen un buen uso de la funcionalidad de informes para tener una mejor visión general de cómo interactúan los usuarios con el material de formación y cómo progresan a través del material disponible. No solo los empleados utilizan el LMS, sino también los usuarios externos («investigadores») y los clientes.
Charles River también utiliza el LMS para impartir los cursos acreditados exigidos por la legislación de la UE, en sustitución de los cursos presenciales que se utilizaban anteriormente y que resultaban lentos y costosos. Posteriormente, el LMS puede entregar los certificados a las personas que aprueban los cursos de acreditación, lo que también facilita la gestión de la formación.
Además, el equipo de EE. UU. está utilizando la funcionalidad de jerarquías de Totara para organizar y entregar el contenido de manera más eficiente.
Integración de Totara LMS con la Biblioteca AALAS
También se ha integrado la plataforma Charles River Campus con la Biblioteca de Aprendizaje AALAS, que permite importar todas las calificaciones a Totara a través de una API, y tiene compras de contenido de QuickHelp, My Industry y pronto de LinkedIn Learning. Esto se combina perfectamente con sus contenidos personalizados desarrollados de forma interna.
Solicita una demoContenidos innovadores creados con Articulate Storyline
Al contar con 70 sedes en 22 países del mundo, Charles River también necesita ofrecer contenidos en varios idiomas. La amplia funcionalidad del paquete de idiomas de Totara ayuda al equipo de formación a simplificar el proceso de localización traduciendo automáticamente la navegación del sitio.
El equipo de EE. UU. también desarrolla contenidos utilizando Storyline, incluyendo presentaciones con vídeos e innovadores renders en 3D, así como documentos PDF como material de soporte. Ya que Charles River opera en el campo de la experimentación con animales, el contenido a menudo es complicado. Abarca temas como la anestesia, la fisiología, la biología y la legislación, lo que hace que la capacidad de transmitir la información de forma clara y precisa sea de suma importancia.
Los resultados
Su transformación digital ha permitido ahorrar más de 11 millones desde la implementación
Charles River lanzó su Totara Learn en España en 2014 y durante el primer año obtuvo un ahorro de aproximadamente 20.000 euros en formación. Hasta la fecha, Charles River ha ahorrado la impresionante suma de 11 millones de dólares en el coste de la formación con Totara.
Tras su lanzamiento en Estados Unidos en 2016, cerca de 4.000 usuarios accedieron al sistema durante el primer año y ahorraron aproximadamente 250.000 dólares en formación. Al mismo tiempo, se ahorraron más de 1.000 horas en gestión de la formación. El equipo de EE.UU. ha informado que ahora puede proporcionar información en tiempo real al personal clave, al tiempo que centraliza la mayoría de sus recursos de formación.
Hoy en día, la plataforma de Charles River Campus cuenta con más de 40.000 usuarios registrados y tiene casi 8.000 cursos disponibles. Hasta la fecha, los usuarios de Charles River han completado más de 2,8 millones de cursos, lo que resulta un aumento significativo de los 100.000 cursos completados que tuvieron en 2018, así como 150.000 finalizaciones de programas y certificaciones hasta la fecha.
A pesar de haber adquirido y de haberse fusionado con otras organizaciones que utilizaban otros sistemas de gestión de formación, Charles River ha optado por seguir utilizando Totara Learn como sistema principal centralizando la formación en esta plataforma. Esto se debe a la gran flexibilidad y capacidad que tiene de encajar perfectamente en todos los planes de Charles River, algo que no ofrecían las otras plataformas de aprendizaje heredadas de las empresas adquiridas.
De manera crucial, Charles River trabajó extensamente con Pfizer, Moderna, AstraZeneca y Janssen en el desarrollo de sus vacunas contra la COVID-19 a lo largo de la pandemia. Ayudaron a estos proveedores de vacunas a introducir sus productos en el mercado de forma segura, rápida y eficaz, y desempeñaron un papel invaluable en el despliegue de las vacunas a nivel mundial.
Charles River se ha actualizado a la última versión de Totara, que trae consigo integraciones clave con Microsoft Teams y Zoom para una gestión más rápida y sencilla de los eventos online, lo que dicen que será "toda una revolución". También han ampliado su oferta de formación autodirigida (self-paced) y a su propio ritmo, y han añadido al programa más seminarios en directo y formaciones virtuales dirigidas por un formador.
Con la última actualización, Actua Solutions ha ayudado a Charles River a mejorar el conjunto de recursos del Campus al añadir nuevas características y funcionalidades, como el complemento de fusión de cuentas de usuario para ayudar con el elevado número de empleados y usuarios que se reincorporan.
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