5 consejos para que los clientes saquen el mayor provecho de su LMS

En Actua Solutions estamos enfocados en garantizar que las empresas obtengan el mayor valor de su sistema de gestión de formación. Y creemos, junto con Totara LMS, que este proceso comienza cuando las organizaciones/empresas están pensando en un nuevo LMS y la manera cómo seleccionan e implementan ese LMS.

Sucede a menudo, que el primer contacto con una empresa es cuando nos invitan a pasar una oferta para un proyecto. La organización puede haber decidido que quiere un Totara LMS y necesitan pedir precios, e incluso te pueden proporcionar la cifra del presupuesto para que te ajustes.

Creemos que las organizaciones pueden obtener más valor si hablasen con los proveedores antes de llegar a esta etapa.

Por eso compartimos algunos consejos para nuestros clientes y para que puedan sacar mejor provecho de su LMS:

1. Comienza por comprender los objetivos de negocio, no corras por llegar a soluciones.

Las empresas tienen que empezar por considerar los objetivos de negocio que el LMS va a apoyar. Esto puede ser: contratar gente más rápido y más consistentemente, o dar soporte para un cambio de programa o un nuevo producto. O lo más importante, las organizaciones pueden pensar en los resultados que desean alcanzar como la reducción de la deserción del personal, la estandarización de los procesos, reducir costes, mejorar el acceso a la formación y así sucesivamente.

También es bueno investigar lo que ofrece el mercado. Hay una gran cantidad de cambios que suceden día a día, por lo que charlar con amigos en otras organizaciones sobre sus experiencias y hablar con distintos proveedores acerca de lo que es posible, ayuda mucho a despejar el horizonte.

2. Sólo comienza la contratación formal después de la etapa de investigación.

Muchas organizaciones comienzan el proceso de compra formal, demasiado pronto. Esto puede ser incluso antes, de que hayas establecido tus necesidades o de estar al tanto de lo que ofrece el mercado. Si has comparado opciones, se puede minimizar el abanico, si algunas no permiten flexibilidad u opciones vitales para tu proyecto que aun no has valorado.

Habla con los proveedores antes de pasar a cualquier proceso de compra. El mismo proceso de discusión puede ayudar a tu organización a decidir si cómo está planteado el proyecto es una buena opción.

3. Piensa en las limitaciones y en lo que tienes que ofrecer.

A menudo habrá restricciones tales como tiempo, recursos y presupuesto. Así que hay que ser claro en los requisitos que no deben faltar como parte de la solución LMS.

• Sé claro sobre los requerimientos de integración de sistemas.

• ¿En qué formato tienes los datos? ¿Tendrás que hacerles una limpieza?

• ¿Cuánto personal de la empresa puedes dedicar al proyecto? No subestimes el tamaño del equipo ya que tendrás que crear, administrar y dar soporte.

• Involucra a todos los afectados, particularmente los de IT y comunicaciones.

• ¿Qué podría causar un retraso en la implementación? Sé realista con los plazos. Los retrasos de tu lado incrementarán costes al proyecto.

4. Implementación: asegúrate de que tienes recursos y autoridad.

• Asegúrate de que tiene los recursos y la autoridad para implementar el proyecto eficazmente – ¿has identificado el propietario de algún producto o proyecto que tiene facultad para tomar decisiones?

• Consigue dentro de tu organización a un responsable de las comunicaciones con las personas.

• Piensa en los registros existentes y los datos. Si estás migrando desde otro sistema, ¿tienes un plan para la migración?

• No subestimes el tamaño del equipo que necesitarás durante la fase de implementación.

5. La implementación nunca se acaba – administra tu LMS como si fuese un servicio.

• Gestiona tu LMS como un servicio que está vivo, en constante cambio, no como una implementación de una sola vez.

• El código abierto es muy valioso. Uno de los principales beneficios del modelo open source es que como cliente puedes cambiar de proveedor. Así que asegúrate de que revisas constantemente el servicio que estás recibiendo.

Como cliente es vital, tomarse el tiempo necesario para definir muy bien el proyecto de formación on-line antes de embarcarse con un proveedor. Correr para implementar una solución normalmente trae consecuencias que son difíciles de reparar una vez se ha hecho la inversión.

Si tienes alguna duda con tu proyecto, no dudes en contactarnos para valorar las necesidades y requerimientos de tu nueva plataforma.