Entrevista: Queremos que la formación nos ayude a alinear a la plantilla con la transformación cultural de Grup Pyrénées
ROGER DOMÍNGUEZ, director de Learning Solutions de ACTUA SOLUTIONS; MÓNICA CLAVEROL, responsable de Formación de GRUP PYRÉNÉES; ACAINA LUIZ, Learning Strategy & Innovation consultant de ACTUA SOLUTIONS; y ESTER CUSINÉ, directora de Personas DE GRUP PYRÉNÉES
Ante la evidente necesidad de digitalización de sus procesos de formación y la transformación cultural que está viviendo, Grup Pyrénées -primera marca comercial de Andorra, con servicios de restauración, retail, distribución mayorista, etc.- decidió implantar una solución de elearning de la mano de Actua Solutions. Los objetivos de la empresa eran poder llegar a todos los empleados, integrar todos sus contenidos en un mismo entorno que fuera flexible y escalable, e implicar a los empleados en su transformación cultural.
¿Cómo ha evolucionado el modelo de formación de Grup Pyrénées?
Ester Cusiné: Hasta la pandemia, llevábamos a cabo toda la formación en formato presencial, pero no alcanzábamos a cubrir todas las necesidades de nuestra plantilla. Entonces teníamos 1.000 colaboradores, procedentes de muchos negocios diferentes, con distintos perfiles e itinerarios. Cuando llegó el Covid estuvimos dos años sin poder hacer ninguna formación, por lo que se hizo evidente la necesidad de digitalizar nuestros procesos. El 90% de nuestra plantilla no tenía siquiera correo corporativo, al estar en las tiendas o en los restaurantes.
Además, se produjo un cambio en la Dirección General de la empresa que trajo consigo una transformación cultural. El aprendizaje forma parte del negocio, no podemos actuar solo de una forma reactiva, formando en base a las necesidades que los negocios nos van trasladando y al presupuesto que manejan. Todo ello nos hizo plantearnos la implantación de un software de elearning.
Mónica Claverol: El modelo anterior estaba básicamente enfocado en los procesos de onboarding más que en el desarrollo de los colaboradores. Nuestra rotación era alta y, por eso, destinábamos la mayoría de los recursos formativos a las nuevas incorporaciones, en vez de ofrecer formación continuada al resto del equipo. De esta forma, una de las prioridades que perseguíamos con el nuevo modelo era llegar a todos los colaboradores. Además, queríamos que la formación nos ayudara a alinear a la plantilla con el cambio cultural y a despertar su interés por ser mejores profesionales.
¿Cuáles fueron los principales requerimientos a la hora de buscar un LMS?
MC: Nosotros no teníamos experiencia previa en digitalización ni en el uso de la tecnología como soporte de la formación, por lo que hicimos una prospección entre diversos proveedores. Uno de los requerimientos más importantes para la nueva solución era la flexibilidad para crear los itinerarios formativos. Actualmente somos 1.500 colaboradores, pero tenemos 300 puestos de trabajo diferentes: estamos presentes en retail -con grandes almacenes, supermercados, centros comerciales, tiendas de calle, etc.-, automoción, restauración, etc. Cada uno de esos colectivos tiene, de partida, unas necesidades distintas, pero, además, dichas necesidades también van cambiando con el tiempo, por lo que hemos de adaptarnos de manera rápida.
Por otro lado, también necesitábamos que fuera escalable para que nos permitiera seguir creciendo. En poco tiempo hemos pasado de 1.000 a 1.500 colaboradores y la previsión es seguir en esta línea. Además, también buscábamos una solución customizable, que pudiera ser corporativa y reconocida por los colaboradores, y que permitiera introducir gamificación. Finalmente nos decantamos por la solución de Totara de la mano de Actua Solutions.
¿Cómo comenzó el proyecto de colaboración?
Acaina: Nosotros vimos desde el principio que lo más importante en este proyecto era el cambio cultural. La empresa buscaba crear una cultura en la que los colaboradores valoraran positivamente la formación, que entendieran que es parte de la estrategia de negocio y que genera oportunidades nuevas dentro de la compañía. Por eso, cuando empezamos con el proyecto, en mayo del 2022, decidimos comenzar por una consultoría estratégica para poder comprender bien los retos, las oportunidades y los requerimientos técnicos y humanos. Trabajamos de la mano de Pyrénées en cómo debería ser no solo la plataforma de aprendizaje digital sino también la estrategia de formación.
Una vez que finalizamos esta fase inicial, empezamos con las distintas líneas de trabajo: la implementación de la solución, la configuración, el diseño instruccional, el diseño de la estrategia de motivación, etc. en un proceso que ha durado ocho meses en total.
Además, desarrollamos un plan de comunicación con los managers y directores para que vieran no solo qué tipos de formación existen dentro de la plataforma, sino cuál es el impacto que esta va a tener en su personal. Esta solución también les ofrece oportunidades a ellos, por ejemplo, a través de las herramientas de informes, reportes, etc.
MC: Finalmente hicimos el lanzamiento en febrero de este año, empezando con un piloto que llevamos a cabo con el colectivo de Ventas, alrededor de 300 personas. Elegimos este grupo por su impacto en el negocio y porque representan aproximadamente un 20% de plantilla, lo que nos parecía una buena muestra. Además, es un equipo bastante heterogéneo en cuanto a perfiles: tenemos puntos de venta muy consolidados, con personas que llevan mucho tiempo en la empresa, y otros que abrimos el verano pasado, con colaboradores de un bagaje y una madurez digital distinta. Tras este piloto, en el mes de marzo abrimos la plataforma a otro colectivo, esta vez empleados de Alimentación, que eran alrededor de 350 personas, y en abril la lanzamos ya a toda la plantilla.
¿Qué formaciones están impartiendo ahora mismo?
MC: No nos hemos limitado a hacer un traspaso al formato online de la formación que teníamos en presencial, sino que hemos creado itinerarios nuevos. Nosotros contamos con 17 procesos distintos de onboarding según el colectivo de colaboradores, y ahora, con la nueva solución, los hemos logrado estandarizar para que sean similares. El usuario es ahora plenamente consciente del itinerario de aprendizaje que debe cursar de un modo estructurado, organizado y secuenciado. Además, ofrecemos otros 15 programas paralelos para el resto de los equipos denominados ‘Los Imprescindibles’, centrados en la formación específica para cada puesto.
Hemos estructurado el catálogo en ocho bloques según las prioridades estratégicas: cliente, cultura, management, sostenibilidad, tecnología, soft skills, compliance e idiomas. Dentro de estos, podemos diferenciar las formaciones obligatorias, que asignamos directamente desde el departamento de Personas y que los colaboradores hacen en horas de trabajo, y las voluntarias, que se realizan fuera de la jornada laboral y que están abiertas a toda la plantilla. Estas últimas incluyen el catálogo de GoodHabitz con más de 100 cursos (habilidades, Office, bienestar, idiomas, etc.), que iremos publicando periódicamente. La plataforma también incluye la formación relacionada con Riesgos Laborales y Salud Laboral, que, hasta el momento, estaba alojada en otro software y que ahora hemos podido integrar aquí.
¿Qué beneficios ha aportado la plataforma de Totara a Pyrénées?
Roger Domínguez: Hemos creado un ecosistema de aprendizaje integrado con las principales herramientas del grupo, por ejemplo, el ERP de RRHH y el aplicativo de gestión de la formación de obligado cumplimiento, y, además, hemos integrado en el mismo entorno el registro de la formación presencial.
Por otro lado, con la nueva solución, la empresa ha podido organizar los contenidos que antes estaban segregados, consiguiendo una experiencia unificada y optimizando la experiencia y el viaje del usuario. Adicionalmente, el nuevo entorno es muy flexible, está muy customizado y personalizado a nivel de diseño, de procesos, operaciones e integraciones.
Además, ahora Pyrénées ha logrado una mayor trazabilidad y capacidad de explotación de datos a nivel de analítica. Con la plataforma, se puede saber quién ha seguido una formación, quién se ha conectado, pero la ha abandonado, etc. En cuanto a la motivación de los colaboradores, la solución también ha sido una palanca de cambio en el proceso de transformación cultural digital que está viviendo la empresa.
AL: En este sentido, otro de los puntos clave ha sido la introducción de la gamificación como estrategia de motivación. Cada vez que un empleado finaliza un curso o participa en una actividad, gana “Pyri-Punts” que después puede canjear por diversos regalos en una tienda gestionada desde el equipo de Formación de Pyrénées. Se trata de productos muy vinculados a la compañía. Por ejemplo, como la empresa esponsoriza el fútbol y el baloncesto en Andorra, regala entradas para asistir a los partidos y merchandising, además de menús de sus restaurantes McDonald’s, desayunos en algunos de sus restaurantes, etc. Esto motiva mucho a los empleados.
EC: El hecho de haber implantado, por primera vez, una herramienta digital para nuestros 1.500 colaboradores tiene muchísimo impacto en todas estas personas, pero también en sus familiares y amigos. En Andorra, con una población de 80.000 habitantes, Grup Pyrénées es un referente. Además, aquí no hay paro, la atracción y retención de talento es complicada. Por eso, queremos colocar la formación dentro del ciclo de vida del empleado como una estrategia para retener y ser uno de los mejores sitios para trabajar en el Principado.
¿Qué datos de acceso y participación tienen?
RD: Desde su lanzamiento, la plataforma ha registrado 975 usuarios activos. Además, la satisfacción del usuario es muy alta. A mediados de marzo teníamos el 75% de aprobación en los programas de onboarding. Por otro lado, hay casos muy interesantes de heavy users, personas que se están involucrando en la plataforma de manera muy intensa y que piden más formación.
¿Cómo ha sido la colaboración entre ambas empresas?
EC: Para nosotros ha sido un caso de éxito claro. No se trataba de implementar una solución de elearning sino de entender la cultura de la empresa. Estamos invirtiendo mucha tecnología en este proceso de transformación cultural y fue una sorpresa muy grata ver, desde el primer encuentro con Actua Solutions, esa pasión compartida, cómo avanzaban conjuntamente con nosotros como un partner, y, sobre todo, el respeto a nuestra cultura y a nuestras casuísticas sin juzgar, sino intentando entendernos. Siempre nos hemos sentido muy acompañados. Han adaptado el producto a lo que necesitábamos. Además, la digitalización no era nuestro expertise, por lo que pusimos toda la confianza en ellos y han estado totalmente a la altura.
¿Qué proyectos manejan de cara al futuro?
MC: Somos muy conscientes de que acabamos de empezar y el gran éxito es que todo el equipo tiene acceso actualmente a la plataforma de Totara. Ahora, nuestro principal objetivo es normalizar su uso en el día a día. Debemos consolidar la creación de contenidos e itinerarios para cada colectivo.
Además, estamos trabajando en lanzar una aplicación móvil antes de este verano para fomentar que los colectivos que no tienen ordenador personal también puedan acceder a la plataforma de un modo fácil, ágil y rápido desde el teléfono. Incluso podrán estar fuera de línea y seguir consumiendo contenidos formativos.
También nos queremos centrar en el propio itinerario de nuestros 170 managers. Ellos son una pieza fundamental en la transformación cultural que estamos haciendo y en la normalización de la digitalización. Tienen que ver esta plataforma como una herramienta que les ayuda en la esa gestión del día a día. Asimismo, estamos desarrollando un proyecto de modelo de liderazgo que va a quedar integrado en la nueva plataforma a partir de este mismo mes de junio.
Por otro lado, tenemos previsto incluir en la solución una herramienta colaborativa para que nuestros especialistas puedan transmitir su conocimiento a los demás de una forma estructurada. Lo vamos a hacer a través de píldoras formativas que integraremos en la plataforma.
Factor Humano realizó esta entrevista para la Revista #13 de junio 2023.
